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第三章 办公自动化软件 • 3.1 Microsoft Office 2000概述 • 3.2 字处理软件Word 2000 • 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 3.4 文稿演示软件PowerPoint 20003.1 Microsoft Office 2000概述 • 办公自动化的主要业务有：文字处理；电 子邮件；数字、表格处理；电子会议；语 音处理；文档管理和资料检索；图形图像 处理。 3.1 Microsoft Office 2000概述 • Microsoft公司推出的Office 2000是当前使 用最广泛的办公自动化套装软件之一，它 主要包含了：字处理软件Word、电子表格 Excel、关系数据库Access、文稿演示软件 PowerPoint、邮件传输和协作客户端程序 Outlook 、网页制作工具FrontPage、图片 处理软件Photo Draw和排版软件Publisher。3.3 电子表格软件Excel 2000 • Excel 2000窗口的基本组成 • 启动Excel 2000后，将出现工作簿窗口。它 包含了最基本的元素：标题栏、菜单栏、 工具栏、状态栏、滚动条、工作区等。 • 工作表是由65536×256个单元格组成的表 格3.3 电子表格软件Excel 2000 • 1．工作表：在屏幕上由网格构成的表格。 　　（1）Excel的一切操作都是在工作表上进行 的。 　　（2）每张工作表可由256列和65536行构成。 　　（3）系统默认工作表名为sheet1、sheet2、 …位于标签栏上，白色标签的为当前工作表。 2．工作簿：是工作表的集合。 　　（1）一个工作簿最多可以有255张互相独立 的工作表。 　　（2）Excel 2000 中每一个文件保存一个工 作簿，其文件扩展名为XLS。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 3．单元格：单元格是Excel运算和操作的 基本单位，用来存放输入的数据。每一个 单元格都有一个固定的地址编号，由“列标+ 行号”构成，如D8。 　　（1）活动单元格：被黑框套住的单元 格称为活动单元格。 　　（2）单元格区域命名：选定单元格或 区域，单击名称框，输入名称并回车。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • Excel：窗口的标题栏、编辑栏  •  1．标题栏 ：显示当前打开的工作簿的文件名。 启动时默认工作簿文件名为Book1。 2．编辑栏： 　　（1）编辑栏左部为名称框，显示当前编辑的 位置；当编辑公式时，提供可选择的函数。 　　（2）编辑栏右部为编辑区，它可以编辑活动 单元格的内容。编辑区中写入的内容可以用取消 按钮取消编辑、用确认按钮确认编辑、用函数工 具按钮插入各种函数。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 窗口操作  •  　　1．排列窗口：选择“窗口”菜单的“重排窗口” 命令。 　　2．分割窗口：单击工作表中需要分隔窗口的 某行或列或单元格，选择“窗口”菜单的“拆分”命令。 　　3．冻结窗口：单击工作表中某行或列或单元 格，选择“窗口”菜单的“冻结窗格”命令；或窗口被 拆分后，选择“窗口”菜单的“冻结窗格”命令。 　　4．缩放窗口：选择“视图”菜单的“显示比例” 命令。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 在工作表中输入数据   • Excel单元格中，可输入两种类型的数据：常量、公式。 1．常量 (1)数字：如日期、时间、货币形式、百分比等等。 　　在单元格中默认右对齐；  　　数值格式默认为“常规”，其数字长度为11位，超出单元格目 前宽度时，自动以科学记数形式表示； 　　分数的输入：如“1/4”表日期“1月4日”，“0 1/4”表数值“1/4”； 　　当数据较长，目前单元格显示不下时，则显示成“####”，此 时可拉长相应列标即可。 (2）字符：在单元格中默认左对齐； 　　把数字作为字符看待，输入时应在前面加上单引号（’），如： ’0620。 　　（3）在单元格中按Alt+Enter键输入硬回车。 2．公式 　　公式是由一串数值、单元格、函数及运算符等组成的表达式。 公式以等号“=”或“+”或“－”开始。单元格显示公式计算结果。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 修改数据  • 单元格、行或列及工作表的插入  • 清除和删除  • 移动和复制  • 填充 (填充等差数列或等比数列) • 查找与替换 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 1．选定工作表 　　（1）选定一个工作表：单击工作表标签。 　　（2）选定多个连续的工作表：先单击要选定的第 一个工作表标签，然后按住Shift键，单击最后一个工 作表标签。 　　（3）选定多个不连续的工作表：按住Ctrl键，用 鼠标左键逐个单击要选定的工作表标签。 　　（4）选定一个工作簿文件中的全部工作表：指针 在某一工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中 选择“选定全部工作表”命令项。 　　（5）取消多张工作表的选定：用鼠标右键单击任 意一张工作表的标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消 成组工作表”命令项。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 2．工作表的更名：工作表名字的长度可达 31个字符。 　　（1）双击要更名的工作表标签上的名 字。 　　（2）先选中要更名的工作表，再选择“ 格式”菜单中“工作表”菜单项下的“重命名”命 令项。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 3．工作表的复制和移动 　　（1）选定要复制的工作表，单击同时按住Ctrl键，沿 标签拖至新位置，若不按Ctrl键，则为移动。 　　（2）在工作表名字上单击鼠标右键，在弹出快捷菜 单中选择复制或移动。 　　（3）选择“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令。 4．添加工作表：在插入新表的位置，选择“插入”菜单中的 “工作表”命令 5．删除工作表：使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令；或 在要删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单 中选择“删除”命令 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 公式是电子表格最重要的核心部分，它是 对数据进行分析的等式。Excel提供了许多 类型的函数。在公式中利用函数可以进行 简单或复杂的计算或数据处理。  • 一、公式  • Excel中的公式是以等号开头的式子，语法 为：“＝表达式”。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 二、运算符  • Excel中运算符有4类：它们是算术运算符、比较运算符、 文本运算符和引用运算符。 • 1．算术运算符 • 运算符有：负号（-）、百分数（%）、乘幂（^）、乘 （*）和除（/）、加（+）和减（-）。 • 运算优先级：高 低 • 2．文本运算符 • Excel的文本运算符只有一个，就是“&”。 • 3．比较运算符 • 比较运算符有：等于（=）、小于（）、小 于等于（=）、不等于（）。 • 4．引用运算符3.3 电子表格软件Excel 2000 • 单元格引用   • 1．相对引用 当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新 的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式 中的单元格地址会随着改变，如SUM（C1： C4）。 • 2．绝对引用 把复制到一个新的位置或者用一个公式填入一 个区域时，公式中的单元格地址保持不公式变。 单元格地址列标和行号前带有“$”符号，如 SUM（$C$1：$C$4）。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 3．混合引用 　　在一个单元格地址中，既有绝对地址引用， 又有相对地址引用。 单元格地址的列标或行号中，有一个带有“$”， 如SUM（C$1：C$4）。 4．引用运算符 　　（1）冒号（：）是区域运算符，对左右两 个引用之间，包括两个引用在内的矩形区域内 所有单元格进行引用。 　　（2）逗号（，）是联合运算符，联合操作 符将多个引用合并为一个引用。3.3 电子表格软件Excel 2000 • （3）空格是交叉运算符，它取引用区域的公共部 分（又称为交）。 （4）三维引用运算符“！”，利用它可以引用另一 张工作表中的数据，其表示形式为：工作表名！ 单元格引用区域。引用不同工作簿中某工作表中 的数据，其表示形式为：[工作簿名]工作表名！单 元格引用区域。 （5）表示某一行或几行，可以表示成“行号:行号” 的形式，同样若要表示某一列或几列，可以表示 成“列标:列标”的形式。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 1．求和函数SUM   　　    SUM(num1,num2,……) • 2．求平均值函数AVERAGE 　　AVERAGE(num1,num2,……) • 当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时将被忽略不计 • 3．计数函数COUNT  　  　COUNT(num1,num2,……) • 当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时，将不会计数 • 4．求最大值函数MAX  　　MAX(num1,num2,……) • 5．求最小值函数MIN   　　MIN(num1,num2,……) • 6．取整函数INT            　　格式：INT(number) • 7．四舍五入函数ROUND  　　格式： ROUND(number,num_digits)3.3 电子表格软件Excel 2000 • 8．根据条件计数函数COUNTIF  　　格式： COUNTIF(range,criteria) • 9．条件函数IF。  　　IF(logical_value,value1,value2) • 10．逻辑求与函数AND。　 AND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,……) • 11．逻辑求或函数OR。　　 OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,……) • 12．逻辑非函数NOT  　　格式：NOT(logical) 3.3 电子表格软件Excel 20003.3 电子表格软件Excel 2000 • 工作表的格式化   • 1．改变行和列的宽度： 　　（1）改变行宽：鼠标指针移到行标底边框线， 鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，上下拖动 鼠标即可. 　　（2）改变列宽：鼠标指针移到列标右边框线， 指针变成带左右箭头的十字形状，左右拖动鼠标 即可。 　　（3）最合适的行高和列宽：“格式”菜单“行” 命令中的“最合适行高”命令和“列”命令中的“最合适 列宽”命令。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 2．设置数据格式：选择“格式”菜单下的“单 元格” 命令项，在“单元格格式”对话框中， 可设置货币格式、日期格式、时间格式、 分数格式、数值格式及自定义格式，设置 对齐方式等  3．保护工作表：在缺省状态下，所有的单 元格都得处于“锁定”状态，但必须选择“工 具”菜单“保护”子菜单下的“保护工作表”命令 项，才使“锁定”起作用。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 4．隐藏单元格中的公式：先执行单元格隐藏操作， 然后通过“保护工作表”命令来保护该工作表，否则 隐藏公式或锁定单元格不起作用。 5．条件格式：选择要设置格式的单元格区域，单 击“格式”菜单的“条件格式”命令项，在“条件格式” 对话框，设置格式。 6．自动套用格式：选择单元格区域，单击“格式” 菜单的“自动套用格式”命令。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 图表是工作表数据的图形表示，用来生动、形象地表示数 据。 1．创建图表 　　（1）选中用于制表的数据区域。 　　（2）选择“插入”菜单的“图表”命令，或单击“常用”工 具栏上 的“图表向导”按钮，选择图表类型； 　　（3）在“图表数据源”对话框中，选择图表的数据系列； 　　（4）在“图表选项”对话框中，设置标题、坐标轴、网 格线、图例、数据标志和数据表； 　　（5）在“图表位置”对话框中，选择是建立嵌入式图表 还是工作表图表。3.3 电子表格软件Excel 2000 • 2．图表编辑  　　（1）移动图表：单击图表，把鼠标指针移到图表中， 拖动鼠标，移动图表到新的位置。 　　（2）调整图表的大小：单击图表，把鼠标指针移到 某个尺寸柄上，鼠标指针成双箭头形状；拖动鼠标，改变 图表大小。 　　（3）改变图表的类型：单击图表，选择“图表”菜单的 “图表类型”命令或选择快捷菜单的“图表类型”命令或利用“ 图表”工具栏的“图表类型”下拉按钮进行改变。 　　（4）修改图表中的标题：单击图表，选择“图表”菜单 的“图表选项”命令；或选择已有的标题，单击修改。3.3 电子表格软件Excel 2000 • （5）插入数据标记：单击图表，选择“图表”菜单的“图表选 项”命令。 • （6）删除图表：单击图表，选择“编辑”菜单的“清除”命令； 或按 Delete 键。 • （7）添加数据： – 　方法一：选择添加的数据，用“编辑”菜单的“复制”命令，或单击“常 用”工具栏的“复制”按钮，选中图表，用“编辑”菜单的“粘贴”命令，或 单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮。 – 　方法二：选中图表，用“图表”菜单的“添加数据”命令。 • （8）删除数据：单击要删除的数据系列，再按Delete键。 • （9）添加文字 – 方法一：选中图表，单击“绘图”工具栏中的“文本框”按 – 方法二：选中图表，直接输入文字，然后按Enter键。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 数据库管理   • 　　数据库：数据库是把数据按照一定的联系结构组织起 来存放在外存储器中的数据集合。其特点是数据高度共享， 数据的冗余度小，易于维护和使用。 　　数据清单：在Excel 2000 中，把工作表中的数据做成 一个类似于数据库文件的数据清单。数据清单也按照行、 列方式组织数据。每一行称为记录，每一列称为字段。数 据清单的第一行称为标题行，由字段名组成。 1．数据清单的建立，可同工作表一样建立。 2．使用记录单编辑数据、修改数据、添加记录、删除记 录和查找记录 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 记录排序   • 1．表格整体排序 单击含数据单元格，选择“数据”菜单的“排 序”命令项，选择关键词、是否包含标题行， 选择排序次序、排序方法等。 2．表格局部排序 选择单元格数据区域，选择“数据”菜单的“ 排序” 命令项，以当前选定区域排序。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 记录筛选   • 　　1．单击任一单元格，选择“数据”菜单的“筛选 ”选项的“自动筛选”命令，每个标题右侧出现下拉 箭头，选择或输入筛选条件。 　　2．取消某个字段的筛选条件：单击该字段的 筛选箭头，选择“全部”即可。 　　3．取消所有的筛选条件：选择“数据”菜单的“ 筛选”选项中再次选择“自动筛选” 命令项即可。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 分类汇总   • 　　在数据清单中，对记录按照某一字段的内容 进行分类，然后对每一类做出统计。 　　1．建立分类汇总：先按关键词进行排序，选 择“数据”菜单的“分类汇总”命令，选择分类字段、 汇总方式、汇总项。 　　2．撤消分类汇总：打开“分类汇总”对话框， 单击“全部删除”命令按钮。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • 数据透视表   • 1．创建数据透视表 　　选择数据清单中的任一单元格，选择“数据”菜单的“数 据透视表”命令，依次选择“Microsoft Excel数据清单或数 据库”选项、指定数据源的区域、指定数据透视表的结构、 指定生成的数据透视表的保存位置。 2．编辑数据透视表 　　在数据透视图中直接将字段拖到新的位置。 3．删除数据透视表 　　单击数据透视表报表，单击“数据透视表”工具栏上“数 据透视表”菜单中“选定”子菜单下的“整张表格”命令，然后 单击“编辑”菜单中的“清除”下的“全部”命令项。 3.3 电子表格软件Excel 2000 • Excel：打印  • 　　1．页面设置：“文件”菜单的“页面设置” 命令。 　　2．打印区域：“文件”菜单的“打印区域” 选项中的“设置打印区域”命令。 　　3．打印预览：“文件”菜单的“打印预览” 命令