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机械与自动化工程系 学生干部 ——文书培训各类常用的文体 1、通知 2、邀请函 3、会议记录 4、通讯稿 5、简讯 6、策划书 7、工作计划 8、工作总结2、主送部门： 在标题下、正文前顶格写受问的部门、机构或个人。 3、正文： 通知正文包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。 ① 发布性通知的正文一般很简短，写明意义和目的，提出执行的要 求即可。 ② 指示性通知的正文包括：开头部分写明通知的缘由，可写当前存 在的问题，发本通知的意义，也可写“特发本通知”或“特通知如下” 转入通知的内容。内容大多采用分条列项法，具体提出要求和措施、 办法。指示性通知一般不单独结尾，以正文的完结而结束。 通 知 通知是本单位向特定的受文对象告知有关事项的晓瑜性 文体，用于批转下级部门的文书、转发上级部门和不相隶 属部门的文书、公布规章、传达要求下级部门办理和有关 部门需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部。 写作格式： 1、标题： 通知标题一般由发文部门名称、事由和文种三部分组成。 有的还要根据具体的情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“ 重要通知”、“补充通知”等。非正式文件处理一般性通知， 标题可直接标出文种。 通 知③会议通知的正文要具体全面。一般包括召开会议的部门、会议名称、会议起止时间、地点、 会议的内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会 人员须携带的文件材料、其他要求事项等内容。 ④任免通知的正文比较简单，只要写清决定任免时间、部门机关、会议或依据文件以及任免 人员的具体职务就可以了。 ⑤一般性通知所涉及的事项比较具体，正文主要交代要办什么事、什么时间完成和要求。 4、落款和日期： 在正文的右下方写上发文机构部门名称和发布的日期。一般来说，通知是下行文，不能 向上级机构部门和不相隶属机构部门发通知。但在实际中，有时通知的事项不仅需要 自己的下级机构知道部门，同时也需要同级机构部门或不相隶属机构部门了解，这种 情况通知可送交上级机构部门，而不必向它们另发通知。 ※写作通知应注意的问题： ①熟悉通知的内容；②运用适当的表达方式；③注意通知的语体色彩。 通 知 邀请函是各种学术团体部门在召开重大会议时所用的 一种应用文样式。它有请柬的作用，有些还有向被邀请 者交代有关需要做的事情的作用。 一.邀请函的写作格式： 1、标题： 在纸的上方中间用大于正文的字体标出“邀请函”三个 大字。为了表示喜庆，标题可以适当修饰，如饰以花边、 字体用艺术字等。 2、称呼： 在正文的上一行顶格写被邀请者（个人或单位部门） 名称。姓名之后可加上“书记”、“校长”等职称或 “女士 ”、“先生”等尊称。单位名称要用全称，以示尊敬。称呼 之后要加冒号。 邀请函3、正文： 在称呼下一行空两格写正文内容。正文一般包括前言和 事项两部分。前言只简单说明何时何地有什么活动和邀请 语就可以了，事项部分要分条列出此次活动的有关事项。 4、落款： 在正文右下方注明邀请的单位部门名称和发出邀请的 时间，并盖章。 邀请函二.写作要求： ①语言要表达尊敬之意，不能是行政命令式的态度。 ②邀请函要做到事项周详，各种事宜一定要在邀请书上表达 出来，使邀请对象可以有备而来，使活动主办方的个人或 单位减少一些意想不到的麻烦。 ③邀请函要提前发送。 邀请函一、会议记录： • 会议记录是记载和传达会议情况和议定事项的文档。会 议记录可作情况汇报；对下属部门可指导工作；对与会 部门或个人可作为开展工作的依据，要求共同遵守执行； 对友邻部门或个人可起到互通情报的作用。 • 主要用来反映机构部门、个人团体、企业单位的领导机 关开会研究问题、部署工作的情况，其作用是为了机构 部门工作的开展提供实在的指导和具体的依据。 会议记录• 写作技巧： 一、标题： 标题是会议记录的一个不可缺少的组成部分。 标题写法： ①会议名称+文种。如《XX学生会第X届年会记录》 ②会议名称+纪录内容+文种。如《XX学年第X届理事会第X次会议决议事项记 录》 ③发文单位名称+会议名称+文种。如《X市日用杂品公司进一步做好黑砂锅市 场供应工作会议记录》 ④正题+副题。正题阐述会议的主旨、意义，副题交代会议名称、文种。如 《维护财政制度要加强经济管理————在X部召开座谈会上得发 言记录》 会议记录二、开头： 介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议的起止时间、地点、参 加会议的人员、会议的基本议程、主要活动和会议结果。 三、正文的写法： ①条项式写法：即把讨论的问题和决定的事项，分条项写出。这种写法，条条项 项井然有序，便于记忆、理解、执行。 ②综合式写法：即把会议内容，按性质综合为若干部分，然后逐一写出。工作经 验交流会纪要，学术问题研讨会纪要，一般都有这种写法。这种写法有难 度，但有利于概括丰富的内容，有利于从原则高度上把问题说深讲透。 ③摘录式写法：只记录会上发言的内容，按发言顺序或按性质归类写出。这种写 法能反映发言人的观点，使人觉得客观、真实。先写发言者的姓名，然后 再记录内容。记发言人的第一次发言时，在姓名后可注明机构部门、职位， 摘其要点记录即可。 四、结尾： 一些会议记录不单独结尾，主体部分的最后一个问题写完即结束全文。 有些会议记录要单独写一段结尾，或是写会议主持人或其他领导人的结束 讲话，或是对会议做出一些基本评价，发出号召，提出希望。 会议记录 通讯稿是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具 体、生动、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报 道形式。它是记叙文的一种，是报纸、广播电台、通讯社 常用的文体。 一、通讯稿的特点： 一般来说，通讯稿有四大特点： （1）严格的真实性。 （2）报道的客观性。 （3）较强的时间性。 （4）描写的形象性。 通讯稿开头： 介绍此次活动的目的，意义和活动相关背景。介绍参加的人员和出席 的评委嘉宾，时间，地点，活动主题。 正文： 主要描写活动现场的情况，写稿者要对整个活动流程和情况熟悉，用 精练的语言，详略得当地述写活动过程。精简的语言高度概括领导批 示、指出的内容。 结尾： 官方术语总结全文，总结活动取得的成果和意义，以及对未来的展望。 落款和日期： 在右下角注上写稿人、联系方式。空一行写上执稿的日期。 二、如何写通讯稿 通讯稿三、写作要求： 第一、主题要明确。有了明确的主题，取舍材料才有标准，起笔、过渡、高潮、 结尾才有依据。 第二、材料要精当。按照主题思想的要求，去掂量材料、选取材料；把最能反映 事物本质的、具有典型意义的和最有吸引力的材料写进去。 第三、写人离不开事，写事为了体现人。写人物通讯固然要写人，就是写事件通 讯、概貌通讯、工作通讯，也不能忘记写人。当然，写人离不开写事。离开 事例、细节、情节去写人，势必写得空洞。 第四、角度要新颖。写作方法要灵活多样，除叙述外，可以描写、议论用第三人 称的报道形式。通讯所报道的新闻事实，可以从各个不同的角度去观察，去 反映，诸如正面、反面、侧面、鸟瞰、平视、仰望、远眺、近看、俯首、细 察……角度不同，印象各异。若能精心选取最佳角度去写，往往能使稿件陡 然增添新意，写得别具一格，引人入胜。 第五、不要用第一人称写，要客观，尽量用第三人称；篇幅不要太长；不要带个 人感情色彩；不要过多的修饰（一两个足矣）；字词一定要正规，用些专业 词语等；照片要精，大概2---3张； 通讯稿• 简讯是机构部门，社会团体为及时反映情况、汇报工作、 交流经验、揭示问题而编发的一种内部文件。 简讯的写作格式： 一、标题：简讯的标题可以分为双标题和单标题两种类型 ①双标题：一是正题前面加引题。前面一个标题是引题，指 出作用和意义，后一标题是正题，概括主要内容;二是正 题后面加副题。前一标题是正题，概括事实的性质，后一 个标题是副题，补充叙述基本事实。 ②单标题：将报道的核心事实或其主要意义概括为一句话作 为标题，标题中间可以用空格的方式表示间隔，也可以加 标点符号。 简 讯二、正文： 简讯的正文由导语、主体、结尾三部分构成。导语。导语的具体写法可以根据主题 需要，分别采用叙述式、描写式、提问式、结论式等几种形式。用概括叙述的方法介绍 简讯的主要内容，叫叙述式。把简讯的内容主要事实或某个有意义的侧面加以形象的描 写，引起读者的兴趣，叫描写式。把简讯反映的主要问题用设问的形式提出来，引起读 者的兴趣，叫提问式。先将结论用一两句话在开头点出来，然后在主体部分再作必要的 解析说明，叫结论式。 三、主体： 主体是简讯的主要部分，它的任务是用足够的、典型的、富有说服力的材料把导语 的内容加以具体化，用材料来说明观点。写好主体是编好简讯的关键。 主体的层次安排有“纵式”和“横式”两种形态。纵式结构按事件发生、发展的时 间顺序来安排材料，横式结构按事理分类的顺序安排材料。 四、结尾: 简讯要不要结尾，因内容而定。事情比较单一，篇幅比较短小的，可以不单写结尾， 主体部分说完就结束，干净利落。事情比较复杂，内容较多，可以写个结尾，对全文作 一个小结，以加深读者的印象。如有些带有连续性的简讯，为了引起人们的注意事态的 发展，可以用一句交代性的话作为结束语。如“对事情的发展我们将继续报告”，“处 理结果我们将在下期报告”等。 简 讯1、策划书概念： 所谓策划书，就是对某个未来的活动或事件进行策划， 并展现给读者的文本。策划书是目标规划的文字书，是 实现目标的指路灯。撰写策划书就是用现有的知识开发 想象力，在可以得到的资源的现实中最可能最快地达到 目标。 2、策划书的种类： 策划书一般分为：商业策划书、创业策划书、广告策 划书、活动策划书、营销策划书、网站策划书、项目策 划书、公关策划书、婚礼策划书、医疗策划书等。在此， 我们重在说明活动策划书。 策划书※怎样写好策划书: 1.关注活动 在活动策划书中，应调查活动的前景、独特性、可行性和可发展性。 还要考虑面向活动的人群，推销本活动的方法，活动要取得的成果收 益，活动的经费等。 2.敢于创新 创新，在任何一个活动中都需要，也是活动发展的一个必不可少 的因素。一个活动， 要能与别人相比必须要有特长或者说是亮点之处。 创新，是一个源泉，能给活动注入新的活力，新的生命，要勇于创新， 敢于创新。 3.诠释活动 一个活动，要讲给别人听，而且，要做到，别人喜欢听。这个艺 术，就要归功于活动的诠释。其实，这个活动诠释，也是能作为活动 宣传的一部分。策划者或部门要有整个活动的流程设想， 每一个小节， 都要层层把关，特别是大型的活动。 策划书4.面向对象 我们的在校活动一般都是面向学生的，如果出到社会，就要另外 考虑这个问题。 5.活动的指导方针或政策背景 要对此次活动开展的指导思想和政策背景有所了解，并作为本次 活动基本路线和奋斗的方向。 6.活动的人员安排 要考虑嘉宾评委、参加人员、工作人员和观众的安排，如何入席， 退场，座位安排等情况。 7.分析自身的情况和对活动预期取得的成果设想 要清楚认识自身部门机构现存的问题，今后的发展方向。把以往 活动总结出做的不够好的地方，在本次活动中要努力改正。要设想本 次活动取得的预期效果，再与活动后的成果作比较，得出经验。 策划书※策划书的基本格式： 一.策划书的名称 要清楚具体地写出策划活动的名称，如“X年X月XX大学XXX活动 策划书”，置于页面中央。如有副标题的，则写在正标题的下面。同 时，在标题的下方写上本策划书的书写时间和策划人或部门。 二.活动背景 这部分的内容要根据活动策划书的特点在以下的项目中选取内容 重点阐述；具体的项目有基本情况介绍、主要执行对象、近期状况、 组织部门、活动开展原因、社会影响，以及相关目的动机。其次应说 明问题的环境特征，主要考虑的内在优势、弱点、机会及威胁等因素， 对其作好全面的分析，将重点放在环境分析的各项因素上，对过去现 在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不 明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。 策划书三.活动的目的、意义和目标 活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心 构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。 活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。 四.资源需要： 列出所作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写 出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计 图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人 员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在 这部分加以考虑。 需人力资源，物力资源，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资 源和需要资源两部分。 五.活动开展： • 如：活动宣传、会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告 制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景（ppt）、灯光、音响、摄像、信息联络、技 术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招 待、后续联络等。 策划书六.经费预算： 活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰 明了的形式列出。 七.活动中应注意的问题及细节： 注明参与者姓名、嘉宾、单位名称，突发事件的处理方案等。 八.效果评估： 一个活动，要得到怎样的一个预期效果，必须写出。这将有利于活 动结束后开展总结工作，得出经验和教训。同时，这也是一个主观和 客观评价的比较，从而促使整体的发展。 九.活动进度安排表： 为了活动的顺利开展，必须有活动进度安排表。即在什么时候，要 完成哪项工作，工作由哪个机构部门完成。 策划书工作计划的概念： 计划是根据上级指示精神和本单位机构部门或个人的实际情况，预 先规定的一定时期内的工作和学习的指导思想、具体任务和要达到的 指标，以及完成指标的进度和措施。一般来说，凡适用的时间较长、 范围广、内容较概括的称规划；凡适用时间较短、内容较具体的称安 排；内容比较粗略的称设想；领导上级等向所属单位布置工作交代事 情，提供工作方法的，通常称为工作要点、工作方案、工作意见等。 工作计划的分类： （1）.根据内容分，有生产计划、工作计划、教学计划、财务计划、学 习计划、科研计划等。 （2）.按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划等 工作计划工作计划的写作格式： • 通常由标题、正文和落款三部分组成。 1、标题： 包括制发单位、时间限断语、事由和文体几部分。事由要标明是“工作计 划”还是“学习计划”或者其他计划；时间限断语是计划适用的时限范围，一般 四者齐全。 2、正文： 一般先扼要说明制定该计划的缘由、根据，对完成任务的主客观条件作些 分析，说明完成该计划的必要和可能。接着写具体内容，即在什么时间内完 成那些任务并写出完成任务的步骤、方法和由哪个部门统筹策划。最后写结 尾语，提出重点或强调有关事项并发出简短的号召。 3、落款 签署即落款，写出制发机构部门和日期。 工作计划• 计划的写作要求 1、事实求是，量力而行 制定计划一定要从本机构部门的实际情况出发，把上级的统一部署和要求 具体化。计划中规定的任务、指标，应该是经过努力能够达到或实现的， 并且还要注意留有一定余地。 2、具体明确，便于执行 计划中德指标、任务、方法、措施、步骤，负责单位和个人等都应具体明 确，使之具有较强的可操作性，便于执行和督查。切忌含糊不清。 3、顾全大局，兼顾局部 制定计划要在服从全局的前提下，同时兼顾局部的实际情况，使计划既积 极稳妥，又切实可行 4、全面部署，注重预测 对于可能发生或出现的问题要有充分的估计，从坏处着想，向好处努力。 为此，计划的拟制者应精通未来学，运筹学和预测科学，提高预见能力。 5、文学简练，语言准确 计划是一种指导性很强的文化，在语言运用上应表达准确，恰如其分，讲 究朴实简练。 工作计划• 总结的概念 总结是一种回顾与思索的手段。当做泐一个阶段的工作 或完成泐某一项任务之后，进行回顾、检查和研究，找出 经验、教训，并把它条理化、系统化，写出一些规律性的 书面材料，就是总结。 • 总结的作用： A.积累经验、提高认识、改进工作。 B.鼓舞教育群众、调动群众的积极性。 C.交流信息、汇报工作、提供经验。 D.加强科学管理、提高干部素质。 工作总结※总结的写法 1、条文式 条文式即将总结的内容按性质和主次轻重逐条排列， 行文简要，眉目清楚。 2、小标题式 小标题式就是正文部分按逻辑关系，分为几个小标题， 逐层深入地进行总结。这种写法，条理清楚，一目了然。 3、全文贯通式 全文贯通式是为了前后贯通，可以不列条款，不分章 节，按事件或事物发展顺序，全文贯通，一气呵成。 工作总结• 总结的写作格式 总结由标题、正文和落款三部分构成： 1、标题 标题一般要包括机构部门名称、时间概念和文种类别“三要素”，但 有时仅写时间概念和“总结”，而省写单位名称。还有一种写法是使用 “双标题”，用一句主题词、一句作正标题，用副标题标明机构部门名 称、时间概念和文种类别。 2、正文 正文一般依次写出下列四方面内容：首先概述某一阶段内的整个工 作情况，包括工作背景、基础、成绩、效果等；其次写经验体会，包 括具体的做法、实例、数据等；再次是存在的问题与不足，分析产生 的问题原因；第四，今后的设想和努力方向。有时第三第四方面内容 合在一起写。第二部分应写的最为详尽。正文写作时，根据内容的复 杂程度，可以分小标题分列陈述。各方面内容，可以用先总后分的结 构写，也可以并列展开；或按基本情况、主要成绩经验、问题及意见 三大块来组织。 工作总结3、落款写明作者、日期 如果在标题中和题下已经标明，可略。 工作总结是全面总结，写作时，要求全面占有材料，一分为二地看 待工作。但又必须抓住重点，防止记“流水账“，面面俱到。 • 总结的写作要求 ①吃透两头，即吃透上头和下头。吃透上头是指认清党、领导的方针政 策。吃透下头是指透切地了解实际情况，掌握基层动态、群众思想感 情等方面的具体材料。 ②事实求是 ，对过去的工作进行真实的记载 ，对成绩和缺点要一分为 二、恰当估计。 ③确定重点，归纳突出的问题和主要的经验，反映工作的本质和规律， 凡与此无关的材料应舍弃，避免记流水账。 ④对大型的、复杂的总结要编写总结提纲。 ⑤条理要清楚，详略得当。 ⑥对初稿反复讨论、修改、补充，然后才能定稿。 工作总结感谢大家的参与